Головна/Статті/

Як обрати ІТ систему

Як обрати ІТ систему

20 жовтня 2020

Існує безліч інформаційних систем, на приклад, популярні програми BAS, прогресивні RASK, а також рішення 1С:Підприємство. Усі вони призначені для автоматизації бізнес-процесів підприємства. І часом важко зробити правильний вибір на користь будь-якої з них.

Навіть при глибокому аналізі пропозицій і прийнятому на його підставі рішення не завжди вдається уникнути помилок. Адже необхідно враховувати безліч факторів: специфіку самого підприємства, можливості інформаційної системи, компетентність команди розробника та інші.

Коли потреба в автоматизації бізнес-процесів компанії стає очевидною, керівник стикається з проблемою вибору грамотного ІТ-рішення, яке дозволило б досягти бажаних стратегічних цілей. Отже, поетапно процес вибору інформаційної системи можна викласти наступним чином:

  • визначення цілей впровадження на управлінському рівні;
  • постановка завдань і визначення бюджету;
  • експрес-діагностика бізнес-процесів підприємства;
  • визначення функціональних вимог до системи і компанії, що буде її впроваджувати;
  • складання «довгого списку» інформаційних систем (пошук і підбір інформаційних систем, які більш-менш відповідають висунутим вимогам);
  • організація тендера постачальників програмних рішень;
  • детальний порівняльний аналіз інформаційних систем, оцінка пропозицій постачальників з урахуванням умов і цін;
  • складання «короткого списку» інформаційних систем (вибір на основі проведеного аналізу декількох інформаційних систем з «довгого списку» з урахуванням ключових параметрів, наприклад, оцінки систем, інтерфейсу, функціональності, швидкодії і т. д.);
  • безпосереднє знайомство з компанією, яка буде впроваджувати систему: вивчення його досвіду, кейсів, специфіки та принципів роботи і т. д.;
  • облік можливих ризиків;
  • остаточний вибір інформаційної системи.

На перший погляд, все виглядає начебто просто і зрозуміло. Однак, незважаючи на очевидність, неминуче виникають і інші питання.

Питання 1. Кому довірити вибір інформаційної системи?

 

а) IT-фахівцю компанії

Адже він розбирається в програмному забезпеченні, здатний знайти потрібну систему. Однак, сумнівність такого рішення полягає в тому, що штатний IT-фахівцю навряд чи сподобається додаткове навантаження, особливо якщо коло його обов’язків і без того досить широке.

Крім необхідності розібратися в інформаційній системі і встановити її, постане питання навчання співробітників підприємства. А це процес непростий і тривалий, що не тільки вимагає терпіння і вміння пояснювати, а й відволікатиме від інших, на його погляд, більш важливих справ. Тому найчастіше IT-фахівець свідомо затягує вибір системи, довго вибираючи те, що зручно саме йому, а не підприємству в цілому. Нерідко після вибору зручної виключно для нього системи виявляється, що вона мало зручна для інших користувачів і не враховує план реалізації бізнес-інтересів компанії. При цьому дуже велика ймовірність того, що система так і не буде запущена в реальну роботу або буде працювати не більше ніж на 50% від своїх можливостей, не вирішуючи поставлені завдання керівництва.

 

б) Стороннім спеціалізованим компаніям?

Можна довірити вибір і впровадження системи розробнику або його офіційним партнерам, фахівці яких навчені технологіям впровадження продуктів. Це буде професійний вибір системи під завдання керівництва.

Висококваліфіковані фахівці компанії-розробника досконально володіють всією лінійкою програм і зможуть оптимально підібрати, а також швидко і професійно адаптувати систему під Ваше підприємство.

 

в) Робочій групі, сформованої з керівної ланки і співробітників різного рівня, залучених до процесу автоматизації

Плюси тут очевидні: отримана інформаційна система не тільки реалізує вимоги керівництва підприємства, але і зручна в роботі для безпосередніх виконавців. Участь співробітників при виборі системи підвищує шанси того, що система буде дійсно використовуватися.

Тому краще всього здійснювати вибір інформаційної системи за змішаним типом, із залученням як сторонніх професіоналів, так і власних фахівців, в тому числі залучених до процесу автоматизації бізнес-процесів. У такому випадку вибір буде максимально об’єктивним, а обрана система дозволить Вам ефективно працювати тривалий час.

Питання 2. На що в першу чергу варто звернути увагу при підборі варіанту інформаційної системи управління?

Вибираючи інформаційну систему, дуже важливо, перш за все, визначити завдання компанії, врахувати плани розвитку, досягти чіткого розуміння очікуваних результатів від автоматизації, визначити бюджет і оцінити можливі ризики.

Більш детально варто звернути увагу на наступні чинники:

  • функціональність інформаційної системи і можливості, що надаються користувачам;
  • сукупна вартість інформаційної системи, що включає вартість установки і налаштування, її подальші оновлення і підтримання в робочому стані;
  • ефективність і можливі терміни окупності інформаційної системи;
  • технологічність інформаційної системи, іншими словами, що у системи «всередині» і, отже, наскільки вона надійна, довговічна, продуктивна, врешті-решт, сучасна;
  • перспективи подальшого розвитку інформаційної системи (чи буде вона розвиватися і підтримуватися постачальником в майбутньому);
  • «Гнучкість» інформаційної системи (в залежності від потреб);
  • безпека, а саме попередження несанкціонованого доступу;
  • відносна простота і доступність системи в освоєнні користувачами;
  • можливість працювати у віддаленому режимі (при необхідності);
  • технічні характеристики системи.

Питання 3. Що є більш важливим – правильний вибір інформаційної системи або компанії-постачальника?

Відповідь більш ніж очевидна: і те, і інше. При чітко викладених постачальнику вимоги і побажання до інформаційної системи є набагато більше шансів отримати в результаті найбільш підходящу і зручну інформаційну систему.

Кваліфіковані фахівці впроваджуються в середовище підприємства, бачать його зсередини, розмовляючи з різнопрофільними фахівцями практично на одній мові. У той час, як навіть найвдаліша, на думку керівництва, обрана інформаційна система сама по собі не може гарантувати успішну роботу без належного супроводу з боку компанії постачальника.

Впровадження навіть найдосконалішого ІТ-рішення недосвідченим постачальником може привести до великих фінансових втрат і відсутності очікуваного ефекту. І відразу розпізнати «правильного» постачальника не так вже й просто.

Питання 4. Які критерії вибору компанії-постачальника?

Дізнайтесь якомога більше інформації про компанії, що пропонують свої послуги Вашому підприємству, поцікавтеся кваліфікацією і досвідом фахівців вибраної компанії-постачальника. Ознайомтеся з результатами впровадження даної системи на інших підприємствах і відгуками клієнтів, отримайте презентацію і демонстрацію обраного продукту та ін.

Спробуйте отримати відповіді на питання:

  • Чи компанія постачальник пропонує Вам повністю готову до роботи систему або напівфабрикат, що вимагає від Вас доопрацювання?
  • Чи зможе постачальник при необхідності доопрацювати програму відповідно до Ваших потреб?
  • Чи є у Вас фахівці, здатні гарантовано виконати доопрацювання продукту?
  • З Вами буде працювати безпосередньо розробник системи, або мова йде про довгий ланцюжок посередників з невідомим рівнем підготовки і досвіду виконання аналогічних робіт?
  • Чи є у постачальника фахівці з впровадження та супроводу? Яка їхня кваліфікація?
  • Чи існують формалізовані методики робіт, або все робиться, як «Бог на душу покладе»?
  • Чи передбачені процедури зниження ризиків (дослідна експлуатація, «пілотні» проекти, усунення виявлених помилок і т. Д.)?
  • Яким чином компанія-постачальник може забезпечити швидке освоєння інформаційної системи співробітниками замовника (навчальні експрес-курси без відриву від виробництва, семінари, посібники і т. д.)?

Крім цього, необхідно заздалегідь визначити рівень і якість сервісу в післяпродажний період, а саме:

  • можливість вибрати необхідний і в той же час достатній для замовника рівень супроводу системи – від супроводу своїми силами при мінімальній консультаційній підтримці ( «гаряча лінія») до повного забезпечення працездатності системи постачальником;
  • доступність сервісів;
  • оперативне реагування на заявки і запити, налагоджена система їх обліку і обробки;
  • повнота вирішення виникаючих питань, рішення по суті;
  • швидке усунення виявлених помилок, допущених розробником;
  • пільгові умови поставки нових версій системи;
  • інформування про зміни в системі і виходи нових версій;
  • бажання і прагнення йти клієнтові назустріч при вирішенні тих чи інших проблем;
  • культура відносин з клієнтом.

Отже, вибір інформаційної системи можна вважати вдалим, якщо задовольняються наступні вимоги:

  • правильно проведена діагностика поточного стану, визначено мету і завдання впровадження, враховані всі вимоги залучених відділів (філій);
  • рішення цілком технічно зріле, обіцянки постачальника відповідають дійсності, реалізована необхідна функціональність;
  • рішення адаптовано (або може бути адаптоване) для Вашого підприємства;
  • достатньо ресурсів для налаштування і впровадження системи;
  • налагоджена співпраця з постачальником, у якого є кваліфіковані фахівці, які знають технологію і знайомі зі специфікою виробництва замовника;
  • впровадження та супровід системи здійснюється професійно;
  • рішення узгоджується з виділеного бюджету компанії.

Таким чином, до процесу вибору інформаційної системи, як і її постачальника, слід підходити грунтовно. Цей процес вимагає глибокого розуміння цілей впровадження, вимог до інформаційної системи і до постачальника, високої технічної компетенції, вивчення ринку інформаційних систем – як самих систем, так і постачальників.

Дуже сподіваємося, що ця публікація допоможе зорієнтуватися і зробити правильний вибір інформаційної системи, що в кінцевому підсумку обов’язково призведе до оптимізації роботи та загального підвищення показників підприємства.

12.07.2021

Чи можна повернути або обміняти програмний продукт BAS або 1С:Підприємство?

Всі ми звикли, що більшість товарів можна обміняти або повернути протягом  14 днів з дня покупки. Це врегульовано Законом України «Про захист прав споживачів». Та чи можна обміняти/повернути програму?

Читати більше

26.10.2020

Про бізнес-процеси із власного досвіду

Що таке бізнес-процес і навіщо переходити від технологічної моделі управління бізнесом до процесно-орієнтованої.

Читати більше

21.10.2020

Як обрати програму для обліку та управління підприємством

Перш, ніж приступати до вибору програми для обліку та управління, сформулюйте основні завдання, які Ви хочете вирішити, і цілі, які плануєте досягти за допомогою програмного продукту.

Читати більше