BAS Документообіг КОРП

Вікно “Поточні справи” старті програми показує підсумкову інформацію:

• завдання користувача і підлеглих (для керівників),
• події календаря,
• повідомлення пошти та форуму,
• актуальні документи в роботі,
• інформацію з обліку часу.

На закладці “Завдання мені” відображаються завдання, призначені поточному користувачеві безпосередньо, через ролі або делегуванням.

Завдання можна позначати прапорцями різних кольорів. Це зручно при роботі з великим числом завдань.

• Робота з документами будь-яких типів.
• Кожен документ супроводжується обліково-реєстраційною карткою.
• Документи і файли зберігаються в структурі папок з урахуванням прав доступу.
• Обмеження прав доступу залежно від видів документів, грифів доступу, груп, організацій і діяльності.
• Реєстрація вхідних і вихідних документів
• Облік звернень громадян
• Облік договорів: підготовка, узгодження, облік пов’язаних документів, облік і контроль термінів і фінансових зобов’язань; контроль повернення, розірвання договору.
• Сканування
• Автоматичне завантаження файлів з каталогу
• Вбудована електронна пошта
• Перегляд, редагування та контроль версій документів
• Шаблони документів і файлів
• Штрихкодування документів, друк реєстраційних штампів документів
• Налаштування зв’язків між документами
• Відображення всіх документів, які стосуються кореспондента
• Кілька резолюцій в документах
• Переадресування вхідних документів
• Контроль переданих документів

• В програмі “BAS Документообіг КОРП” колективна робота з документами з налаштуванням бізнес-процесів від розгляду документу, його погодження та виконання
• Призначення завдань не тільки конкретним виконавцям, але і ролям.
• Налаштування шаблонів маршрутів бізнес-процесів по кожному виду документів з урахуванням умовної маршрутизації.
• Реалізовано автоматичний запуск бізнес-процесів за розкладом, ескалація задач бізнес-процесу у разі виконання деяких умов
• Підтримується ієрархія підпорядкованості бізнес-процесів та їх завдань.
• Є можливість тимчасової зупинки бізнес-процесів, яка поширюється на всі підлеглі бізнес-процеси та їх задачі.
• Для підвищення виконавчої дисциплини і уникнення помилкового завершення фактично не завершених задач, в системі “BAS Документообіг КОРП” є можливість призначити додаткові умови перевірки, без виконання яких система не дозволяє вказати завершення виконання задачі.

Підтримка проєктної діяльності в “BAS Документообіг КОРП” включає ведення аналітичного обліку даних (вхідних, вихідних і внутрішніх документів, файлів, процесів, заходів, задач та ін.) у розрізі проєктів, а також підтримка бізнес-процесами діяльності з виконання плану проєкту.

• Ведення картки та ієрархічної структури проєкту (структура проєкту містить в собі перелік проєктних задач бізнес-процесу);
• облік трудовитрат у розрізі проєктів;
• формування звітності по проєктах;
• завантаження проєкта з Microsoft Project (як джерело даних використовується файл проєкту, вивантажений у XML);
• робота з планом проєкту й діаграмою Ганта.

Звіти з проєктної діяльності:

• Поточний стан проєктних задач,
• Задачі, які скоро повинні початися,
• Задачі, які скоро повинні закінчитися,
• План-факт за строками (показує, чи є перевищення планових строків),
• План-факт трудовитрат (показує планові і фактичні трудовитрати за проєктом).

В програмі “BAS Документообіг КОРП” реалізовані процеси підтримки організації заходів (нарад, конференцій та будь-яких інших) дозволяють скоротити час на підготовку заходів, спрощує процедуру підбору та сповіщення учасників, забезпечує облік і контроль виконання прийнятих на нарадах чи зборах рішень тощо.

• Зовнішні та внутрішні заходи;
• Протокольні заходи (наради, засідання, ради директорів);
• Бронювання приміщень;
• Підбір зручного для учасників часу проведення;
• Формування програми та протоколу;
• Прийняття рішень і контроль їх своєчасного виконання.

В комплект поставки “BAS Документообіг КОРП” включено широкий набір готових звітів для аналізу ефективності організації заходів:

• Які заходи були проведені за період;
• Як росте або зменшується кількість заходів в організації;
• Скільки часу витрачається на заходи;
• Заходи якого виду найчастіше проводяться в організації;
• Хто зі співробітників ігнорує заходи;
• Хто з голів / організаторів порушує строки;
• По яких заходах були пропущені рішення;
• інші

Електронний документ є структурованим набором даних, що містить реквізити та змістовну частину. Реквізити документа та інформація його змістовної частини можуть бути використані в процесі пошуку конкретного документа.

В програмі “BAS Документообіг КОРП” реалізовано повнотекстовий пошук будь-яких даних (документів, файлів) не тільки по всіх полях карток, але і по вмісту версій файлів популярних форматів з урахуванням морфології російської, української та англійської мов.

Дані обліку робочого часу та можливість його контролю забезпечують керівника інформацією для прийняття управлінських рішень і дозволяють оптимізувати роботу співробітників.

У програмі реалізована щоденна звітність співробітників, яка містить дані про час, проєкт, зміст роботи. На підставі цих відомостей можна побудувати різні звіти про витрати часу співробітників в розрізі видів робіт, підрозділів або періодів.

Програма дозволяє вести загальний і персональний календарі і підбирати час для заходів з урахуванням зайнятості учасників. Записи календаря можна створити на підставі будь-якого іншого предмета програми, наприклад, задачі, документа, листа, захода.

Програма дозволяє автоматизувати бізнес-процеси організаційно-розпорядчого документообігу, відповідно до основних постанов та законів, які регулюють ведення діловодства та документообігу в Україні:

• Закон України від 22.05.2003 № 851-IV “Про електронні документи та електронний документообіг”;
• Закон України від 05.07.1994 № 80/94-ВР “Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах”;
• Закон України від 02.10.1996 № 393/96-ВР “Про звернення громадян”;
• Постанова КМУ від 30.11.2011 №1242 “Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”;
• Постанова КМУ від 28.10.2004 №1453 “Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади”.