Главная/Как выбрать ИТ систему/

Как выбрать ИТ систему

Как выбрать ИТ систему

29 июня 2021

Существует множество информационных систем, к примеру, популярные программы BAS, прогрессивные RASK, а также решения 1С:Підприємство. Все они предназначены для автоматизации бизнес-процессов предприятия. И порой трудно сделать правильный выбор в пользу любой из них.

Даже при глубоком анализе предложений и принятых на его основании решения не всегда удается избежать ошибок. Ведь необходимо учитывать множество факторов: специфику самого предприятия, возможности информационной системы, компетентность команды разработчика и другие.

Когда потребность в автоматизации бизнес-процессов компании становится очевидной, руководитель сталкивается с проблемой выбора грамотного ИТ-решения, которое позволило бы достичь желаемых стратегических целей.

Итак, поэтапно процесс выбора информационной системы можно изложить следующим образом:

  • определение целей внедрения на управленческом уровне
  • постановка задач и определение бюджета
  • экспресс-диагностика бизнес-процессов предприятия
  • определение функциональных требований к системе и компании, которая будет ее внедрять
  • составление «длинного списка» информационных систем (поиск и подбор информационных систем, более или менее соответствуют предъявляемым требованиям)
  • организация тендера поставщиков программных решений
  • детальный сравнительный анализ информационных систем, оценка предложений поставщиков с учетом условий и цен
  • составление «короткого списка» информационных систем (выбор на основе проведенного анализа нескольких информационных систем с «длинного списка» с учетом ключевых параметров, например, оценки систем, интерфейса, функциональности, быстродействия и т. д.)
  • непосредственное знакомство с компанией, которая будет внедрять систему: изучение его опыта, кейсов, специфики и принципов работы и т. д.
  • учет возможных рисков
  • окончательный выбор информационной системы

На первый взгляд, все выглядит вроде бы просто и понятно. Однако, несмотря на очевидность, неизбежно возникают и другие вопросы.

 

Вопрос 1. Кому доверить выбор информационной системы?

 

а) IT-специалисту компании

Ведь он разбирается в программном обеспечении, способен найти нужную систему. Однако, сомнительность такого решения заключается в том, что штатный IT-специалисту вряд ли понравится дополнительная нагрузка, особенно если круг его обязанностей и без того достаточно широк.

Помимо необходимости разобраться в информационной системе и установить ее, встанет вопрос обучения сотрудников предприятия. А это процесс сложный и длительный, который требует не только терпения и умения объяснять, но и отвлечения от других, на его взгляд, более важных дел. Поэтому чаще всего IT-специалист сознательно затягивает выбор системы, долго выбирая то, что удобно именно ему, а не предприятию в целом. Нередко после выбора удобной исключительно для него системы оказывается, что она мало удобна для других пользователей и не учитывает план реализации бизнес-интересов компании. При этом очень велика вероятность того, что система так и не будет запущена в реальную работу или будет работать не более чем на 50% от своих возможностей, не решая поставленные задачи руководства.

 

б) Посторонней специализированной компанией

Можно доверить выбор и внедрение системы разработчику или его официальным партнерам, специалисты которых обучены технологиям внедрения продуктов. Это будет профессиональный выбор системы под задачи руководства.

Высококвалифицированные специалисты компании-разработчика досконально владеют всей линейкой программ и смогут оптимально подобрать, а также быстро и профессионально адаптировать систему под Ваше предприятие.

 

в) Рабочей группе, сформированной из руководящего звена и сотрудников разного уровня, вовлеченных в процесс автоматизации

Плюсы здесь очевидны: полученная информационная система не только реализует требования руководства предприятия, но и будет удобна в работе для непосредственных исполнителей. Участие сотрудников при выборе системы повышает шансы того, что система будет действительно использоваться.

Поэтому лучше всего осуществлять выбор информационной системы по смешанному типу, с привлечением как сторонних профессионалов, так и собственных специалистов, в том числе вовлеченных в процесс автоматизации бизнес-процессов. В таком случае выбор будет максимально объективным, а выбранная система позволит Вам эффективно работать длительное время.

 

Вопрос 2. На что в первую очередь стоит обратить внимание при подборе варианта информационной системы управления?

Выбирая информационную систему, очень важно, прежде всего, определить задачи компании, учесть планы развития, достичь четкого понимания ожидаемых результатов от автоматизации, определить бюджет и оценить возможные риски.

Более подробно стоит обратить внимание на следующие факторы:

  • функциональность информационной системы и возможности, предоставляемые пользователям;
  • совокупная стоимость информационной системы, включающая стоимость установки и настройки, ее дальнейших обновлений и поддержания в рабочем состоянии;
  • эффективность и возможные сроки окупаемости информационной системы;
  • технологичность информационной системы, то есть, что у системы «внутри» и, следовательно, насколько она надежна, долговечна, производительна и, в конце концов, современна;
  • перспективы дальнейшего развития информационной системы (будет ли она развиваться и поддерживаться поставщиком в будущем);
  • «Гибкость» информационной системы (в зависимости от потребностей)
  • безопасность, а именно предотвращение несанкционированного доступа
  • относительная простота и доступность системы в освоении пользователями
  • возможность работать в удаленном режиме (при необходимости);
  • технические характеристики системы.

 

Вопрос 3. Что является более важным — правильный выбор информационной системы или компании-поставщика?

Ответ более чем очевиден: и то, и другое. При четко изложенных поставщику требованиях и пожеланиях к информационной системе намного больше шансов получить в результате наиболее подходящую и удобную информационную систему.

Квалифицированные специалисты внедряются в среду предприятия, видят его изнутри, разговаривая с разнопрофильными специалистами практически на одном языке. В то время, как даже самая удачная, по мнению руководства, выбранная информационная система сама по себе не может гарантировать успешную работу без надлежащего сопровождения со стороны компании поставщика.

Внедрение даже самого совершенного ИТ-решения неопытным поставщиком может привести к большим финансовым потерям и отсутствию ожидаемого эффекта. И сразу распознать «правильного» поставщика не так уж и просто.

Вопрос 4. Какие критерии выбора компании-поставщика?

Узнайте как можно больше информации о компании, предлагающие свои услуги Вашему предприятию, поинтересуйтесь квалификацией и опытом специалистов выбранной компании-поставщика. Ознакомьтесь с результатами внедрения данной системы на других предприятиях и отзывами клиентов, получите презентацию и демонстрацию выбранного продукта и др.

Попробуйте получить ответы на вопросы:

  • предлагает ли компания-поставщик полностью готовую к работе систему или полуфабрикат, требующий от Вас доработки?
  • Сможет ли поставщик при необходимости доработать программу в соответствии с Вашими потребностями?
  • Есть ли у них специалисты, способные гарантированно выполнить доработку продукта?
  • С Вами будет работать непосредственно разработчик системы, или речь идет о длинной цепочке посредников с неизвестным уровнем подготовки и опыта выполнения аналогичных работ?
  • Есть ли у поставщика специалисты по внедрению и сопровождению? Какова их квалификация?
  • Существуют ли формализованные методики работ, или все делается, как «Бог на душу положит»?
  • Предусмотрены ли процедуры снижения рисков (опытная эксплуатация, «пилотные» проекты, устранение выявленных ошибок и т. д)?
  • Каким образом компания-поставщик может обеспечить быстрое освоение информационной системы сотрудниками заказчика (учебные экспресс-курсы без отрыва от производства, семинары, пособия и т. д.)?

Кроме этого, необходимо заранее определить уровень и качество сервиса в послепродажный период, а именно:

  • возможность выбрать необходимый и в то же время достаточный для заказчика уровень сопровождения системы — от сопровождения своими силами при минимальной консультационной поддержке ( «горячая линия») до полного обеспечения работоспособности системы поставщиком;
  • доступность сервисов;
  • оперативное реагирование на заявки и запросы, насколько налажена система их учета и обработки;
  • полнота решения возникающих вопросов, решение по существу;
  • быстрое устранение выявленных ошибок, допущенных разработчиком;
  • льготные условия поставки новых версий системы;
  • информирование об изменениях в системе и выходы новых версий;
  • желание и стремление идти клиенту навстречу при решении тех или иных проблем;
  • культура отношений с клиентом.

Итак, выбор информационной системы можно считать удачным, если удовлетворяются следующие требования:

  • правильно проведена диагностика текущего состояния, определены цели и задачи внедрения, учтены все требования привлеченных отделов (филиалов)
  • решение вполне технически зрелое, обещания поставщика соответствуют действительности, реализована необходимая функциональность
  • решение адаптировано (или может быть адаптировано) для Вашего предприятия
  • достаточно ресурсов для настройки и внедрения системы
  • налажено сотрудничество с поставщиком, у которого есть квалифицированные специалисты, которые знают технологию и знакомы со спецификой производства заказчика
  • внедрение и сопровождение системы осуществляется профессионально
  • решение согласуется с выделенным бюджетом компании

Таким образом, в процессе выбора информационной системы, как и ее поставщика, следует подходить основательно. Этот процесс требует глубокого понимания целей внедрения, требований к информационной системе и к поставщику, высокой технической компетенции, изучения рынка информационных систем — как самих систем, так и поставщиков.

Очень надеемся, что эта публикация поможет сориентироваться и сделать правильный выбор информационной системы, что в конечном итоге обязательно приведет к оптимизации работы и общему повышению показателей предприятия.

12.07.2021

Можно ли вернуть или обменять программный продукт BAS или 1С:Підприємство?

Все мы привыкли, что большинство товаров можно обменять или вернуть в течение 14 дней со дня покупки. Это урегулировано Законом Украины «О защите прав потребителей». Но можно обменять / вернуть программу?

Читать больше

29.06.2021

Планирование в сельском хозяйстве. Мечта или реальность?

Сегодня отношение к планированию деятельности в сельском хозяйстве для многих руководителей неоднозначное. Связано это, в первую очередь, с воздействием на производственный процесс многих факторов, в том числе и погоды, а ее прогнозировать трудно. И тем не менее планирование - это реальный действенный инструмент эффективного управления агропредприятием, если использовать грамотное программное обеспечение.

Читать больше

29.06.2021

Где купить программу для учета BAS или ERP?

К выбору компании для приобретения программы "BAS" или "1С:Підприємство" необходимо подойти серьезно. Ведь покупая программу, Вы должны быть уверены, что в дальнейшем Вам предоставят качественные услуги по внедрению и сопровождению программного продукта.

Читать больше