Программа BAS Документообіг КОРП

Окно «Текущие дела» старте программы показывает итоговую информацию:

• задачи пользователя и подчиненных (для руководителей),
• события календаря,
• сообщение почты и форума
• актуальные документы в работе,
• информацию по учету времени.

На закладке «Задача мне» отражаются задания, предназначенные текущему пользователю напрямую, через роли или делегированием.

Задание можно обозначать флажками разных цветов. Это удобно при работе с большим числом задач.

• Работа с документами любых типов.
• Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой.
• Документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.
• Ограничения прав доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа, групп, организаций и деятельности.
• Регистрация входящих и исходящих документов
• Учет обращений граждан
• Учет договоров: подготовка, согласование, учет связанных документов, учет и контроль сроков и финансовых обязательств; контроль возврата, расторжения договора.
• Сканирование
• Автоматическая загрузка файлов из каталога
• Встроенная электронная почта
• Просмотр, редактирование и контроль версий документов
• Шаблоны документов и файлов
• Штрихкодирование документов, печать регистрационных штампов документов
• Настройка связей между документами
• Отображение всех документов, касающихся корреспондента
• Несколько резолюций в документах
• Переадресация входящих документов
• Контроль переданных документов

• В программе «BAS Документообіг КОРП» коллективная работа с документами с настройкой бизнес-процессов от рассмотрения документа до его согласования и выполнения.
• Назначение задач не только конкретным исполнителям, но и ролям.
• Настройка шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации.
• Реализовано автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию, эскалация задач бизнес-процесса при выполнении некоторых условий.
• Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задач.
• Есть возможность временной остановки бизнес-процессов, которая распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.
• Для повышения исполнительной дисциплины и избежать ошибочного завершения фактически завершенных задач в системе «BAS Документообіг КОРП» есть возможность назначить дополнительные условия проверки, без выполнения которых система не позволяет указать завершения выполнения задачи.

Поддержка проектных деятельности в «BAS Документообіг КОРП» включает ведение аналитического учета данных (входящих, исходящих и внутренних документов, файлов, процессов, мероприятий, задач и др.) В разрезе проектов, а также поддержка бизнес-процессами деятельности по выполнению плана проекту.

• Ведение карточки и иерархической структуры проекту (структура проекту содержит в себе перечень проектных задач бизнес-процесса)
  учет трудозатрат в разрезе проектов;
• Формирование отчетности по проектах;
• Загрузки проекта с Microsoft Project (как источник данных используется файл проекту, выгружен в XML);
• Работа с планом проекта и диаграммой Ганта.

Отчеты по проектной деятельности:

• Текущее состояние проектных задач,
• Задачи, которые скоро должны начаться,
• Задачи, которые скоро должны закончиться,
• План-факт по срокам (показывает, есть ли превышение плановых сроков),
• План-факт трудозатрат (показывает плановые и фактические трудозатраты по проекту).

В программе «BAS Документообіг КОРП» реализованы процессы поддержки организации мероприятий (совещаний, конференций и любых других) позволяют сократить время на подготовку мероприятий, упрощает процедуру подбора и оповещения участников, обеспечивает учет и контроль выполнения принятых на совещаниях или собрании решений и тому подобное.

• Внешние и внутренние мероприятия;
• Протокольные мероприятия (совещания, заседания, совета директоров);
• Бронирование помещений;
• Подбор удобного для участников времени проведения;
• Формирование программы и протокола;
• Принятие решений и контроль их своевременного выполнения.

В комплект поставки «BAS Документообіг КОРП» включен широкий набор готовых отчетов для анализа эффективности организации мероприятий:

• Какие мероприятия были проведены за период;
• Как растет или уменьшается количество мероприятий в организации;
• Сколько времени тратится на мероприятия;
• Мероприятия какого вида чаще всего проводятся в организации;
• Кто из сотрудников игнорирует мероприятия;
• Кто из голов/организаторов нарушает сроки;
• По каким мероприятиях были пропущены решения;
• Другие.

Электронный документ является структурированным набором данных, содержащим реквизиты и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.

В программе «BAS Документообіг КОРП» реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержанию версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.

Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.

В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая содержит данные о времени, проект, содержание работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

Программа позволяет вести общий и персональный календари и подбирать время для мероприятий с учетом занятости участников. Календари можно создать на основании любого другого предмета программы, например, задачи, документа, письма, захода.

Программа позволяет автоматизировать бизнес-процессы организационно-распорядительного документооборота в соответствии с основными постановлений и законов, которые регулируют ведение делопроизводства и документооборота в Украине:

• Закон Украины от 22.05.2003 № 851-IV «Об электронных документах и ​​электронном документообороте»;
• Закон Украины от 05.07.1994 № 80/94-ВР «О защите информации в информационно-телекоммуникационных системах»;
• Закон Украины от 02.10.1996 № 393/96-ВР «Об обращениях граждан»;
• Постановление КМУ от 30.11.2011 №1242 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совету министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти»;
• Постановление КМУ от 28.10.2004 №1453 «Об утверждении Типового порядка осуществления электронного документооборота в органах исполнительной власти».